תהליך העברת משרד יכול להיות מורכב למדי ומלחיץ וכדאי להיות מוכנים אליו ככל האפשר כדי להבטיח מעבר קל וללא דאגות. ככל שאתה והעובדים שלך תהיו מוכנים יותר למעבר, כך יש פחות סיכוי שתיתקלו בהפתעות לא צפויות ביום המעבר עצמו ולאחר מכן.
כדי להקל עליך, הכנו עבורך רשימת משימות שכדאי לבצע לפני יום המעבר, כדי שיום המעבר יהיה יום ללא תקלות.
- קבע לוח זמנים
הדבר הראשון שיש לבצע הוא לקבוע לוח זמנים וסדר עבודה. בדוק מה אתה לוקח איתך למשרד החדש וקבע את התאריך שבו תצטרך לפנות את כל הדברים.
לפי כמות הדברים ותאריך המעבר קבע לעצמך כמה זמן מראש תתחיל להתארגן ולארוז את הדברים.
אריזה לצורך הובלות קטנות לעסקים בינוניים או קטנים מומלץ להתחיל כחודשיים שלושה לפני יום המעבר.
אם החברה שלך מתכננת לעבור למשרד חדש, רצוי לשקול שימוש בכלי רכב המיועדים לשינוע נוח וקל של ציוד קל יחסית בין המבנים השונים. דגם קריאול של קלאב קאר ישראל, למשל, יכול להוות פתרון אידיאלי לניידות פנימית בתוך מתחמים גדולים ואף בסביבות עירוניות. רכבים מסוג זה מספקים מענה מושלם להעברה נוחה של חבילות קטנות, ציוד משרדי קל, ופריטים נוספים באופן חסכוני ויעיל.
- חלק משימות וארגן צוות מעבר
ערוך רשימה של כל המשימות שיש לבצע לפני המעבר וחלק אותן לעובדים, תוך שאתה מיידע אותם מתי צפוי המעבר ולאן עוברים.
ארגם לכם צוות משימה שיהיה מורכב מעובד אחד לפחות מכל מחלקה או צוות, שיעזור לכם לתכנן ולארגן את המעבר.
תן לצוות המשימה לעזור לך לבצע חלק מהמשימות כדי שלא כל המשימות והאחריות יפלו על הכתפיים שלך.
- צור תוכנית תקשורת
תכנן לעצמך כיצד את מתקשר לעובדים על תוכניות המעבר. ככל שהעובדים שלך יהיו מעורבים יותר בתהליך המעבר, כך המעבר יהיה קל יותר ומהיר יותר.
חשוב לתקשר ולהודיע גם ללקוחות שלך ולספקים שלך על המעבר.
כך תוכל להימנע מאי הבנות או איבוד לקוחות כתוצאה מהמעבר.
- הכר את תוכנית המשרד החדש
זה אולי נראה לך כמשימה ליום שאחרי המעבר אבל כדאי לך להכיר את תוכנית המשרד שלך עוד לפני המעבר.
העזר בצוות המשימה שלך כדי להחליט היכן תשב כל מחלקה והיכן ימוקם כל הציוד וכך תוכלו לסמן את הארגזים בהתאם למקומות הישיבה ולהקל על עבודה המובילים.
- העזר בשירותי אריזה
אם יש לך מספיק תקציב, אנו מספקים שירותי אריזה מקצועיים בנוסף לשירותי הובלות קטנות לעסקים. שירותי אריזה חיצוניים כאלה יכולים להקל עליך ועל העובדים שלך את תהליך האריזה, במיוחד כשמדובר ברהיטים גדולים או הרבה ציוד ולאפשר לכם להמשיך בעבודה בלי הפרעות.
יחד עם זאת, מומלץ לאפשר לעובדים לארוז את החפצים האישיים שלהם בעצמם.
- שכור חברת הובלות מורשה
כאשר בודקים חברה שנותנת שירותי הובלות קטנות לעסקים רבים יש את הרושם שלא צריך להשקיע יותר מדי בחיפושים אחר חברת הובלות מורשה.
אבל, גם כאשר מדובר בהובלות קטנות, כדאי לשכור חברת הובלות מורשה ומקצועית, לאחר שביצעת בדיקה רקע מקיפה וקיבלת המלצות.
תכנון נכון יחסוך לך כסף, זמן והרבה דאגות!
