הובלת משרד, בין אם מדובר במשרד גדול ובין אם מדובר במשרד קטן או בינוני, הוא לא תהליך פשוט עבור אף אחד מהאנשים שמעורבים בתהליך ויכול להיות אפילו די מלחיץ.
הדרך הנכונה להבטיח מעבר חלק ומוצלח ככל אפשר של המשרד שלך היא להכין רשימת משימות מסודרת של כל מה שצריך לעשות ואת לוח הזמנים.
כדי לעזור לך להתחיל, הבאנו לך את רשימת המשימות המומלצות שלנו להובלת משרד חלקה ומוצלחת.
4-12 חודשים לפני המעבר
את ההכנות למעבר מומלץ להתחיל מוקדם ככל האפשר כדי שיהיה לך מספיק זמן לארגן ולבצע את כל המשימות וכדי להשאיר מספיק זמן להפתעות לא צפויות במהלך ההכנות או המעבר.
- בחר את האדם או הצוות שיוביל איתך את המעבר ויהיה אחראי מולך ומול יתר העובדים לביצוע המשימות ועמידה בלוח הזמנים.
- ערוך רשימה של כל הדברים שתצטרך במשרד החדש, כולל ציוד חדש ושיפוצים והתחל לחפש ספקים וקבלנים, במידת הצורך
- שתף את הרשימה עם העובדים שלך כדי שגם להם יהיה ברור מה אתה מצפה מהם לבצע במהלך ההכנות למעבר.
- ערוך פגישה עם הצוות הטכני שלך כדי לתאם את המעבר של הציוד המשרדי כמו מחשבים, מדפסות, פקסים וכדומה.
12-8 שבועות לפני המעבר
- ארגן בארגזים את כל הציוד והחומרים שיש להעביר למשרד החדש ואת החומרים והציוד שאתה מתכוון למחזר או לתרום
- סמן עם מדבקות או טושים צבעוניים ובולטים מה מכיל כל ארגז. במידה וישנם ארגזים המיועדים למקומות שונים במשרד החדש, מומלץ לסמן זאת על גבי הארגזים. כך המובילים יוכלו להניח את הארגזים ישר במקומם החדש במשרד ואתה והעובדים שלך תוכלו לפרוק יותר בקלות.
- ערוך רשימת מלאי של כל הארגזים, הרהיטים והציוד שאתה מעביר למשרד החדש, כך שתוכל לעקוב ולוודא שהכל הגיע ליעדו.
- עדכן את הכתובת החדשה בכל ניירות המכתבים, כרטיסי הביקור, המיילים, הרשתות החברתיות ובכל מקום שבו אתה מופיע, כדי שהלקוחות שלך יוכלו לשמור איתך על קשר. אם המשרד שלך מנוי למגזינים או עיתונים, עדכן את הכתובת של המינוי.
- במידה ויש לך תיקיות במחשבים, העבר אותן להחסן נייד, כגיבוי.
6-4 שבועות לפני המעבר
- התחל לתכנן את משרדי העובדים ומקומות הישיבה במשרד החדש
- בקש מהעובדים שלך להתחיל לארוז את החפצים האישיים שלהם בארגזים ולסמן אותם בהתאם, כדי שיהיו מוכנים מראש למעבר. אפשר להציע לעובדים להחזיר חלק מהחפצים האישיים הביתה כדי שלא יאבדו במהלך המעבר.
- תן למובילים את פרטי איש הקשר שאיתו יוכלו לתקשר במהלך תקופת המעבר
- ארגן פגישה עם כל צוות העובדים שלך כדי לעבור על רשימת המטלות ולוודא שהכל עומד בלוח הזמנים או כדי ללמוד היכן נדרשת עזרה באריזה ופינוי.
1-3 שבועות לפני המעבר
- ערוך סיור עם חברת ההובלות שלך במשרד כדי לוודא שהכל ערוך ומוכן למעבר, תוך שאתם בודקים שכל הארגזים מסומנים ושכל הארונות, מגירות, מקררים וכדומה, ריקים. הובלת משרד היא המומחיות של חברת ההובלות והם יוכלו להצביע על דברים נוספים שאולי לא חשבת עליהם.
ביום המעבר
- אסוף את כל מפתחות המשרד, כולל מפתחות של מגירות וארונות. במידה ויש מפתחות שונים לארונות ומפתחות שונים למגירות ולחדרים, מומלץ לשים אותם במעטפות נפרדות לצורך שמירה על הסדר.
- וודא שוב שכל הארונות ריקים ושכל החפצים האישיים נלקחו על ידי העובדים
- מומלץ להגיע מוקדם למשרד החדש כדי שתוכל להדריך את המובילים במיקום הארגזים והרהיטים וכדי לסייע לעובדים שלך להתארגן במקומם החדש
- בדוק את הארגזים, הרהיטים והציוד מול רשימת המלאי שהכנת מראש
היום שאחרי המעבר
בשעה טובה ומוצלחת, הגעת ליום שאחרי המעבר, בתקווה שהוא עבר בצורה חלקה ופשוטה יחסית.
עכשיו, כל מה שנשאר לך הוא לסיים את הפריקה ולהתחיל להנות מהמשרד החדש.
