אם אתם מתכננים לעבור משרד, ומתלבטים לגבי העיצוב האידיאלי שיתאים לצרכים ולאופי מקום העבודה שלכם, יש כמה דברים חיוניים שעליכם לדעת, לפני שהמשאית של חברת ההובלה תתייצב במקום העבודה הישן, כדי להעביר את תכולת המשרד למשכן החדש שלכם.

עברו 100 שנים מאז שמעצב המשרדים הראשון, פרידריק טיילור, הציג את עיצוב המשרדים ה׳אידיאלי׳ שיצר – חלל פתוח עם עובדים שישבו מאחורי שורות של שולחנות עבודה. והיום, משרדים רבים עדיין מעוצבים כך. זאת, למרות הסיכונים הבריאותיים: ישיבה לא נוחה על כסא מחשב לאורך תקופה ארוכה כמעט ללא תנועה, משפיעה לרעה על הבריאות הגופנית והנפשית ומפחיתה את תפוקת העובדים.

סביבת עבודה ארגונומית

אם אתם עומדים לעבור למשרד חדש, זו הזדמנות נהדרת לעצב את המקום תוך התחשבות בנוחות העובדים.

בימינו, הכול נגיש מדי, במקום לשוטט בחנויות אנחנו לא זזים וקונים באינטרנט, ורוב הזמן אנחנו עוברים מישיבה מאחורי שולחן העבודה לישיבה ברכב או באוטובוס, ומשם מתמוטטים על הספה ולוחצים על השלט.

לכן, ריהוט משרדי ארגונומי הוא אחד המרכיבים החיוניים בסביבת העבודה. מגוון של כסאות משרד היי-קיים מציפים את השוק תוך ציון היתרונות שלהם. לא רק נוחות ועמידות, אלא גם הפחתת המאמץ באזור הגב התחתון והפגת מתחים בשרירים ובמפרקים.

מעצבים כאנליסטים

עיצוב, היוצר נוחות לעובדים, מבוסס על ניתוח האופן שבו תשתמשו במרחב הקיים והתחשבות באלמנטים המשתנים לאורך יום העבודה, כמו יחס התפוסה (מספר האנשים שמשתמשים בפועל בשולחנות עבודה).

למשל, אתם מעריכים שתזדקקו ל-12 שולחנות עבודה, שולחן לכול עובד. כרגע יש לכם 10 שולחנות, אבל אתם מתכננים להתרחב. על פניו זה נשמע הגיוני, אבל המציאות מלמדת שזו עלולה להיות טעות יקרה. דוגמאות:

• ניתוח מקיף של השימוש בפועל בתחנות העבודה האינדיבידואליות עשוי לגלות שרק 70% מהשולחנות נמצאים בשימוש קבוע. 30% מהצוות נמצא ליד השולחן לעתים רחוקות, או משתמש במרחב עבודה אחר; לפעמים אנשים בחופשה או פוגשים לקוחות מחוץ למשרד. לכן, עדיף להקצות כמה חללי עבודה חלופיים, כדי ש-30% יוכלו להשתמש בהם בעת הצורך.
• ניתוח מקיף נהדר גם לקביעת מידת השימוש בחדר הישיבות, במיוחד אם אתם מחפשים חדרי ישיבות נוספים בבניין החדש שלכם, מחשש שאין לכם מספיק מקום. אבל ייתכן שהמחקר יגלה שחדר המנהלים המציע מקום ל-20 איש, נמצא בשימוש רק 90% מהזמן, ומשמש לרוב לפגישה של שני אנשים.

ממצאים כאלה מועילים לחיסכון בעלויות ומאפשרים להפוך חללים רבים לרב-תכליתיים.

עיצוב משרדי מוכוון אנשים

עיצוב משרדי מודרני עשוי להפיק את המיטב מהעובדים וממקום העבודה שלהם. למעשה עיצוב כזה מאמין בגישה שגודל אחד אינו מתאים לכולם וכי עיצוב משרדי יעיל הוא תוצר לוואי של בחירה.

׳בחירה׳ מעניקה למשתמשים שליטה על הדרך שבה יעבדו והיכן יעבדו. אבל כדי לשלב בחירה בעיצוב, יש צורך קודם כל לשנות את האופן שבו העובדים רגילים לעבוד. אנשים רבים חוששים מאוד מהמילה ׳שינוי׳. הם פוחדים שמא השינוי ישבש להם את הדרך הנורמלית שבה הם רגילים לעבוד. 

מעצב משרדים, אשר מודע לאתגר זה ירפד עבורכם את תהליך השינוי, ויהפוך את הרצונות שלכם למשמעותיים בגישה העיצובית שלו. כאשר העיצוב מצליח להביא לביטוי את התרבות הארגונית הוא תורם גם להצלחה העסקית. אגב, תרבות זו אמורה להתפתח באופן טבעי באמצעות האופי והאישיות של הארגון.

תפיסה עיצובית מוכוונת אנשים תתאים רק אם העובדים שמשתמשים במרחב המשרדי יותר מכולם, יוכלו להשפיע על העיצוב של מרחב זה. פגישה בין המעצב, מנהלי החברה או ראשי הצוותים, תאפשר למעצב לאסוף הבנה מעמיקה של ההרגלים והנטיות המאפיינים את סביבת העבודה שלכם, ולהבין כיצד עיצוב סביבה אידיאלי עבורכם, יתרום למעורבות רבה יותר של העובדים במקום העבודה שלהם.

לעיצוב מקום עבודה מותאם אישית יש השפעה אדירה על התפוקה של חברי הצוות, על הנאמנות שלהם למקום העבודה ועל משיכתם של עובדים חדשים מוכשרים.

עיצוב מקום העבודה בימינו הולך ומתפתח לכיוון של עיצוב הרבה יותר אישי מכפי שהיה אי פעם, עיצוב המערב אנשים ושואל אותם מה הם רוצים מסביבת העבודה שלהם.

משרדים מודרניים צריכים להיות מזמינים ונוחים. עד כדי כך שיש הטוענים שסביבת העבודה שלכם צריכה להתמודד עם הנוחות של הבית שלכם.